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Caisses enregistreuses et logiciels de caisse : obligations 2019

Caisse obligatoire ? Pas obligatoire ? Faisons le point sur vos obligations en 2019

D’après les estimations de la Commission européenne, la fraude à la TVA en France représenterait 14 milliards d’euros dont 3 milliards issus de la fraude à la caisse enregistreuse. Les mesures prises par la Loi de Finances du 1er janvier 2018 ont pour but de lutter contre ces recettes non-déclarées.

Concerné, pas concerné ? Faut-il acheter une caisse enregistreuse si vous n’en utilisez pas ? Faut-il remplacer votre caisse actuelle ? Qu’est-ce-qu’un logiciel certifié ? Pas forcément facile de s’y retrouver : Expert Market démêle pour vous le vrai du faux dans cet article.


Sommaire


ticket de caisse
Faites le point sur vos obligations



Est-ce-que la caisse enregistreuse est obligatoire ?

La réponse est : oui et non. Oui, si vous êtes assujetti à la TVA et que vous utilisez déjà un logiciel de caisse ou un système de caisse pour enregistrer vos ventes, quel que soit le mode de règlement. Il faut, dans ce cas, vous assurer que votre système de caisse est en conformité. Non, si vous n’utilisez pas de logiciel de caisse ou de système de caisse. Dans les faits, il est très difficile de se passer d’un système de caisse puisque vous devez émettre des tickets de caisse et tenir tous les justificatifs de vos recettes à disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle.

Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de caisse ?

Il n’est pas obligatoire d’acheter un logiciel de caisse supplémentaire si votre caisse enregistreuse dispose déjà de toutes les fonctions d’enregistrement et de traçabilité des données, ou si un logiciel y est déjà intégré. Votre caisse enregistreuse ou son logiciel de caisse devront toutefois être conformes à la réglementation.
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Qui est concerné par les mesures anti-fraude à la TVA ?

D’après la loi de Finances, tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA qui réalisent des opérations avec des personnes non assujetties à la TVA sont concernées par les mesures anti-fraude. Des exceptions existent dans certains cas précis.


Qu’est-ce-que la norme NF525 ?

La norme NF525, aussi appelée NF Logiciel de gestion d’encaissement, désigne l’ensemble des critères de certification établis par le groupe INFOCERT pour le compte de l’AFNOR (Association Française de Normalisation).

Les critères de certification sont les suivants :

  • Fonctionnalités : enregistrement des données, gestion, sauvegarde et archivage ;
  • Sécurité : traçabilité, sécurisation et inaltérabilité des données, signature électronique ;
  • Comptabilité : gestion et export des données enregistrées ;
  • Maintenabilité : traçabilité de toutes les modifications effectuées.

INFORCERT n’est pas le seul organisme habilité à certifier les systèmes de caisse. Le LNE (Laboratoire National d’Essai) est également accrédité pour délivrer ces certifications.


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Les réponses d’Expert Market

Quel matériel de caisse est concerné par la loi anti-fraude ?

Les mesures anti-fraude s’appliquent aux logiciels et aux systèmes de caisse fonctionnant comme des caisses enregistreuses ainsi qu’aux systèmes informatiques permettant d’enregistrer les règlements de vente de biens ou de prestations de service au profit d’une personne non assujettie à la TVA. Les balances poids/prix et les logiciels en ligne font aussi partie de ce dispositif.

Est-il obligatoire de donner un ticket de caisse ?

Un ticket de caisse est obligatoire pour toute vente de plus de 25 euros. Le ticket de caisse doit contenir plusieurs mentions légales, notamment le montant TTC, le montant HT, la date ainsi que votre nom, adresse et numéro de SIRET.

Est-ce que je dois remplacer ma caisse enregistreuse actuelle ?

Vous ne devez la remplacer que si le fabricant n’obtient pas de certificat de conformité de la part d’un organisme certifié. C’est très souvent le cas pour les modèles de caisse enregistreuse les plus anciens qui ne sont plus commercialisés par les marques. Ne l’oubliez surtout pas si vous souhaitez acheter une caisse enregistreuse d'occasion !

Comment me mettre en conformité ?

Si votre matériel actuel n’est pas certifié par le fabricant ou l’éditeur de logiciel, vous devrez en changer. Les logiciels certifiés devront simplement être mis à jour soit manuellement, soit automatiquement si vous utilisez un logiciel hébergé sur un cloud.

Que se passe-t-il si je ne suis pas en conformité ?

L’absence d’utilisation d’un logiciel ou d’un système de caisse conformes est passible d’une amende de 7 500 euros.

Est-ce à moi d’obtenir un certificat de conformité ?

Pas du tout ! C’est à l’éditeur du logiciel ou au fabricant de la caisse enregistreuse d’obtenir un certificat de conformité et de vous fournir une attestation individuelle.

Y-a-t-il des exemptions à ces obligations ?

Tout à fait. La loi anti-fraude n’encadre que les professionnels assujettis à la TVA. En conséquence, les professionnels qui en sont exonérés ou qui bénéficient de la franchise en base ne sont pas concernés. Il peut s’agir, par exemple, d’un particulier ayant une boutique en ligne et bénéficiant d’une exemption de TVA.