Obligation caisse enregistreuse et logiciel sécurisé 2018

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D’après les estimations de la Commission européenne la fraude à la TVA en France représenterait 14 milliards d’euros dont 3 milliards concerneraient la fraude à la caisse enregistreuse, manœuvre consistant à effacer au moyen de logiciels frauduleux une partie des recettes en espèces enregistrées. Expert Market fait le point sur les caisses enregistreuses sécurisées ainsi que les logiciels de caisse aux normes 2018.

Qui est visé par les nouvelles mesures anti fraude à la TVA pour 2018?

Le dispositif de lutte contre la fraude fiscale prévoyait déjà dans loi du 6 décembre 2013 des mesures contre la fraude réalisée à l'aide de logiciels de caisse frauduleux et visait les éditeurs de logiciels. Le nouveau dispositif vise quant à lui à sanctionner le commerçant utilisateur.

Sont visés par les nouvelles mesures anti fraude 2018:

  • Les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA
  • Les personnes en possession de systèmes de caisses et logiciels de comptabilité ou de gestion

Dans le cadre des mesures prises par le Ministère des finances pour lutter contre la fraude à la TVA, l’article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 instaure l’obligation pour les commerçants et les autres professionnels assujettis à la TVA de s’équiper d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse sécurisé et certifié.

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Les caisses enregistreuses et logiciels de caisse concernés par la lutte anti fraude:

Pour les commerçants et professionnels assujettis à la TVA, trois éléments clefs sont à retenir concernant les caisses enregistreuses et les logiciels de caisse:

  • Les simples caisses enregistreuses sont bientôt hors la loi
  • La caisse enregistreuse sécurisée devient obligatoire
  • L’utilisation d’un logiciel de caisse sécurisé antifraude est requis

Obligation caisse enregistreuse et logiciel de caisse sécurisé : date limite de mise en conformité

Désormais toute personne assujettie à la TVA lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse est tenue dès le 1er janvier 2018 d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé conforme aux nouvelles exigences légales.

Un systeme de caisse : à quoi cela correspond?

Aux yeux de la loi et pour rappel, il s'agit d’un système d'information doté d'un ou plusieurs logiciels permettant l'enregistrement des opérations d'encaissement. Il existe notamment :

  • les systèmes de caisse dit autonomes, souvent dénommés « caisses enregistreuses » : ce matériel n’a pas la capacité d'être paramétré pour communiquer avec d'autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d'encaissement. Les nouvelles dispositions légales sonnent le glas des systèmes de caisses autonomes et officialisent l’ère de la caisse enregistreuse sécurisée obligatoire.
  • les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d'enregistrer, de sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel directement dans le système ; selon le cas, ils génèrent ou non directement les écritures comptables ;
  • les logiciels d'encaissement installés sur un ordinateur ou des ordinateurs (en réseau ou non) : outre les fonctionnalités d'enregistrement, de sécurisation et d'archivage des données d'encaissement en temps réel directement dans le système, ils disposent de fonctionnalités comptables (tenue des écritures comptables) et plus largement incorporent une gestion comptable et financière.

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Caisse enregistreuse et logiciel de caisse : les risques encourus

Les commerçants n’ayant pas d’attestation ou de certificat de caisse sécurisée à fournir aux agents de l’administration fiscale à l’issue d’un contrôle inopiné s’exposeront à une amende de 7 500 euros par logiciel de comptabilité ou de gestion ou par système de caisse concerné.
Cette amende pourra être cumulée avec les rappels d’impôt et pénalités qui seraient dus à la suite d’un contrôle de la comptabilité de l’entreprise, au titre des recettes qu’un logiciel frauduleux aurait permis de dissimuler.

Lorsqu’une amende est appliquée à un commerçant qui ne s’est pas encore équipé d’un logiciel ou système de caisse sécurisé celui-ci disposera d’un délai de 60 jours à compter de la remise ou de la réception du procès-verbal dressé par les agents de l’administration fiscale afin de se mettre en conformité. Passé ce délai l’assujetti à la TVA concerné sera à nouveau redevable d’une amende de 7500 euros.

Cependant lorsque les agents de l'administration constatent un manquement et appliquent l'amende prévu, le procès-verbal informe l'assujetti qu'il dispose d'un délai de trente jours pour formuler ses observations et, le cas échéant, fournir l'attestation ou le certificat demandé. Les observations de l'assujetti sont annexées au procès-verbal. Si l'intéressé apporte les justificatifs demandés dans le délai imparti, l'amende ne sera alors pas appliquée.

Obligation caisse enregistreuse 2018 : comment se mettre en conformité?

Les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA devront s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse conforme à la Norme NF525 satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Cette mise en conformité avec la loi nécessitera soit l’acquisition d’un nouveau logiciel de comptabilité ou de gestion, sa simple mise à jour ou encore l’acquisition d’un système de caisse conforme.

La conformité de ces équipements doit être attestée soit par :

  • un certificat délivré par un tiers habilité (Infocert) bénéficiant d'une accréditation délivrée par l'instance nationale d'accréditation (AFNOR), ou délivré par l'instance nationale d'accréditation d'un autre Etat membre de l'Union européenne, membre de la coopération européenne pour l'accréditation et ayant signé les accords de reconnaissance mutuelle multilatéraux couvrant la certification considérée (NF525).
  • ou par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration.

Les Commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA pourront vérifier la validité du certificat délivré par l’éditeur de logiciels de caisse.

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